Justificación
De conformidad con la Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002, por la cual se establece la organización y operación del SICE, el CUBS y el RUPR en su artículo 27 contempla que a más tardar el 31 de enero de cada año fiscal entregaran el plan de compras ajustado.
Adicionalmente, y en aras de que la ejecución de las actividades de la entidad y sus dependencias encuentren un indispensable soporte en la suficiente y oportuna provisión de elementos de oficina, la Dirección de Recursos Físicos, en coordinación con la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera y la Dirección de Recursos Financieros, realizó el estudio del Plan de Necesidades de elementos devolutivos y de consumo que constituyen información indispensable para el Plan General de Compras, que a su vez es la base de datos que permite tomar decisiones sobre elementos a comprar y la prioridad con que éstos se suministren.
Objetivo
Presentar a la entidad el Plan General de Compras para la vigencia fiscal del año 2.007, basado en las necesidades de equipo y elementos de consumo indispensables para el normal funcionamiento de la Contraloría.
Políticas de compras
Los siguientes son algunos de los puntos que deberían considerarse en lo relacionado con políticas de compras.
- La determinación de las necesidades debe ser un proceso participativo, así como los ajustes previos y posteriores a la elaboración del Plan de Compras, con el fin de propender por el buen uso de los recursos.
- Una de las tareas primordiales en la toma de decisiones de elementos a comprar, debe ser la de normalizar, estandarizar, regularizar y disminuir la variedad de referencias de un mismo elemento ó elementos con usos y fines similares.
- Algunos de los principales criterios a considerar en la selección de oferentes, son los referentes a los antecedentes de seriedad y calidad de los bienes y/o servicios ofrecidos, como también el servicio post-venta (tecnología, repuestos, mantenimiento, etc.).
- En la elaboración del Plan de Compras es preciso considerar los objetivos y estrategias de algunos de los proyectos de inversión, especialmente los destinados a sedes, sistemas y parque automotor.
- El Plan de Compras es uno de los instrumentos esenciales para fortalecer el proceso de descentralización administrativa y financiera.
Metodología
- Proponer los ajustes necesarios por defecto o por exceso al plan de necesidades; ajustarlo a los consumos promedio, eliminar elementos cuya adquisición se pueda aplazar sin causar traumatismo en las actividades del área interesada, teniendo en cuenta los recursos asignados en la Ley de Presupuesto en el rubro adquisición de bienes.
- Priorizar y programar la adquisición de los bienes y servicios en el transcurso de la vigencia fiscal, de conformidad con la disponibilidad de recursos, para la ejecución del plan de compras de bienes. Programar las adquisiciones según las siguientes modalidades de contratación: Mínima Cuantía, Menor Cuantía, Licitación Pública o Concurso de Méritos.
- Definir los cronogramas para las adquisiciones tomando en consideración entre otros los siguientes criterios: Que se ejecuten con oportunidad los. recursos durante la vigencia fiscal; que los proveedores con quienes se celebren contratos para la adquisición de bienes y servicios, dispongan del plazo suficiente para la entrega de los elementos antes de finalizar la vigencia fiscal.
- Minimizar el número de procesos de contratación de manera que se cumplan con eficiencia las actividades de las áreas y funcionarios vinculados directa ó indirectamente en este proceso.
- Dar prioridad a los procesos de contratación de los bienes que hayan presentado mayor demanda, así como de aquellos cuya entrega involucre trámites de importación o similares.
- Presentar el contenido del Plan de Compras y sus anexos al Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, para su aprobación.
- Remitir un ejemplar del Plan de Compras y sus anexos a las diferentes dependencias de nivel central y desconcentrado.
Alcance
Contar con una herramienta para controlar y garantizar que los recursos presupuestales asignados se ejecuten con oportunidad y eficiencia durante la vigencia fiscal.
Organización
Dirección
Gerente Administrativo y Financiero.
Coordinación y Ejecución
Director, Coordinadores y Profesionales de Recursos Financieros,
Director de Recursos Físicos, Coordinadores y Profesionales
Dirección Recursos Físicos.
Ana Marlene García Celis
Gerente de Gestión Administrativo y Financiero
Ver
plan de necesidades 2007 
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